More Product Less Process

On czasu opublikowania przez Marka A. Greene and Dennisa Meissnera w 2005 wpływowego artykułu More Product, Less Process: Revamping Traditional Archival Processing[1], proponowane w tej pracy rozwiązania zdobywają sobie coraz większe powodzenie wśród archiwistów. Jest to zdumiewające o tyle, że archiwa, instytucje o długiej tradycji, powołują się w pracy raczej na tę tradycje niż na nowinki. Wydaje się jednak, że autorzy tej metodyki, zwanej już popularnie jako MPLP, trafili w dziesiątkę i spowodowali poważne przemyślenia procedur w wielu instytucjach.

Praca ta, dotycząca organizowania i opisywania archiwów, wychodzi z zauważenia zjawiska tworzenia się w archiwach rosnących zaległości w opracowywaniu nabytków. Zaczynając od wyczerpującego przeglądu literatury, autorzy wysłali (i opracowali) ankiety do dużej liczby archiwów (państwowych i prywatnych), do archiwistów, a także dokonali analizy projektów fundowanych przez Narodową Komisję Rekordów i Publikacji Historycznych w USA. Hipoteza roboczą, która została potwierdzona w trakcie badań, było stwierdzenie, że “stosowana powszechnie metodyka obróbki archiwów trwoni cenne środki, ponieważ archiwiści tracą zbyt wiele czasu na zadania które nie muszą być wykonane, albo nie muszą być wykonane w tym momencie”. Autorzy twierdzą, że przez uproszczenie procedur i odłożenie części prac na później, można w znaczący sposób przyspieszyć udostępnienie zasobów badaczom.

Katalogowanie i opisywanie zasobów archiwalnych, prowadzone tradycyjnie w księgach lub na kartach katalogowych, od dekady lub dwóch wchodzi w czas komputerów i internetu. Aby robić to właściwie, potrzebne są zasady pracy i odpowiedni program komputerowy do tych zasad się stosujący. Zasady są szczegółowo opisane w międzynarodowym standardzie ISAD(G) i jego narodowych wersjach (np. kanadyjskie RAD czy amerykańskie DACS). Formatem zapisu i transportu danych archiwalnych jest powszechnie już stosowany EAD.

Aby móc katalogować, potrzebny jest jeszcze dobry program komputerowy. Opiszemy tu rozwiązania Open Source, preferowane zarówno ze względu na cenę jak i na to, że zwykle posiadają one bardzo dużą bazę użytkowników i programistów, stale ulepszających produkt. Programy Otwartego Oprogramowania napisane specjalnie dla potrzeb archiwistów to Archivists’ Toolkit, ArchivesSpace i ICA-AtoM. Przy opisie zwrócimy uwagę na funkcjonalność, łatwość instalacji i obsługi, oraz możliwości importu i eksportu danych w EAD i w innych standardowych formatach.

W październiku 2012 została podpisana umowa o współpracy pomiędzy Instytutem Józefa Piłsudskiego w Ameryce  i Polską Fundacja Kulturalną w Clark, NJ. Umowa obejmuje współpracę obu instytucji w różnych przedsięwzięciach, a szczególnie w tworzeniu wspólnego katalogu zasobów bibliotecznych. W ten sposób PFK dołączyła do IJP i PIASA w tworzeniu jednego, zunifikowanego katalogu polskich bibliotek w Metropolii Nowojorskiej. Biblioteka im. Josepha Marjanczyka, zawiera ponad 15 000 książek w językach polskim i angielskim, ktore będa dostępne na miejscu i do wypożyczania. Praca nad katalogowaniem tej kolekcji jest już w toku.

W ostatnich dniach października odbyły się w Warszawie dwie konferencje naukowe: “Dokumenty Polskiego Państwa Podziemnego 1939-1945” oraz “Polonica bliżej kraju”. Konferencje nakładały się częściowo w czasie, pierwsza w środę i czwartek 24 i 25 października, druga też w czwartek, co spowodowało, że uczestnicy musieli się szybko przemieszczać z jednego do drugiego miejsca (z budynku PASTy na Zielnej 29 do “Przystanku Historia” na Marszałkowskiej 21). Jakkolwiek aspekt zawartości był w obu konferencjach różny (Państwo Podziemne z jednej strony a dziedzictwo audiowizualne z drugiej), przewodni temat był ten sam - rozproszenie zasobów archiwalnych i sposoby do nich dotarcia.

Obie konferencje były bardzo ciekawe i obie pokazywały zaskakujące aspekty rozproszonych archiwów. Prof. Władysław Stępniak mówił o podstawach prawnych “restytucji i przejmowania” archiwów. Takie okreslenia jak restytucja, rewindykacja, przejmowanie sugeruje jakąś przynależność archiwów. Określenie tego, do kogo one należą napotyka jednak na spore trudności. Zasada proveniencji czy pertynencji terytorialnej oznacza, że archiwa powinny pozostać tam, gdzie zostały stworzone. Nawet, jeśli nastapiło przesunięcie granic. Wszystko byłoby proste, gdyby nie dochodziła zasada przynaleznościo zespołowej, która wymaga poszanowania całości i układu zespołu czy kolekcji już stworzonej. Dochodzi do tego zasada pertynencji funkcjonalnej, i nowo wypracowywana zasada wspólnego dziedzictwa archiwalnego. Łatwo sobie wyobrazić, jak skomplikowane są te tematy, zastanawiając się do kogo należeć powinny dziś archiwa powstałe na Kresach Wschodnich oraz na ziemiach Zachodnich i Północnych Polski.

111Papież Honoriusz III deklaruje trywialność skargi Templariuszy na Krzyżaków, dotyczący noszenia przez Krzyżaków podobnych białych płaszczy.

Materiały archiwalne są rozproszone po całym świecie. Mamy szczęście, jeśli zostały zgromadzone w archwach, wtedy badacz ma do zwiedzania tylko kilka miejsc na świecie. Na konferencji Dokumenty Polskiego Państwa Podziemnego (Warszawa 24-25 października 2012) usłyszymy o dokumentach dotyczących tego dość wąskiego zakresu czasowego, które znajdują się z Londynie, Nowym Jorku, Stamford, w Niemczech, Ameryce Łacińskiej, Warszawie, Radomiu, Rzeszowie itp. Wiele cennych dokumentów które nie trafiły do archiwów  jest dużo bardziej rozproszonych.

Dlatego tez nieslychanie cenne są inicjatywy wirtualnego scalania archiwów. Pisałem już o podobnej inicjatywie, tu chciałbym zwrócić uwagę na Monasterium, wirtualne archiwum dokumentów z okresu średniowiecza, Monasterium posiada w tej chwili ponad 250 tysięcy dokumentów (materiałow żródłowych) z 100 archiwów europejskich. Dokumenty dostępne sa w oryginale (jako skany wysokiej rozdzielczości), sa zindeksowane i opisane. Wiele z nich jest również dostępne w postaci tekstu, a więc można nie tylko podziwiać oryginał, ale równiez pracować nad jego zawartością.

Aby dobrze opisać i dokonać transkrypcji średniowiecznych tekstów, autorzy Monasterium stworzyli nowy język (standard) opisu, zwany CEI - Charters Encoding Initiative. Jest on oparty o i rozszerza standard TEI (Text Encoding Initiative) i jest przykładem bardzo pozytywnego trendu rozbudowywania istniejących standardów zamiast tworzenia nowych. W ten sposób TEI zawierac będzie w sobie CEI jako szczególny przypadek.

Polecamy zajrzenie do Monasterium. Autorzy zapraszają także do współpracy.

Marek Zieliński, 18 października 2012

Może Cię też zainteresować:

PARTNERZY
mkidn
bn
senat
ndap
msz
dn
psfcu
nyc