Digitalizacja każdego zespołu archiwalnego jest procesem złożonym. Skanowanie jest tylko jednym, i to nie najbardziej pracochłonnym etapem. Praca nad digitalizacją zespołu Adiutantura Generalna Naczelnego Wodza trwała kilka lat; złożyło się na nią wiele etapów, pracowało nad tym zadaniem wiele osób i wykorzystane zostały fundusze z wielu źródeł.

Pierwszym etapem było opracowanie i opisanie archiwum w systemie informacji archiwalnej (początkowo Iza-Sezam, a obecnie w standarcie EAD). Pracowali nad tym stażyści z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych: Paweł Pietrzyk i Dorota Kotowicz.

W następnym etapie należało uporządkować (w miarę potrzeby) zespół, i przypisać każdej zapisanej stronie kolejny numer w ramach jednostki archiwalnej. Ten proces, zwany paginowaniem, w całości wykonała Barbara Lech, wieloletni współpracownik i wolontariuszka Instytutu.

Skanowanie, jak również sprawdzanie i w miarę potrzeby obrót stron jest zadaniem prostym ale wymagającym skupienia i dokładności. Skanowali ten zespół archiwalny wolontariusze i stażyści z wielu instytucji w Polsce i w USA: Anna Biesiadecka, Bożena Blacha, Agnieszka Brissey, Ian Brissey, Piotr Broda, Kuba Dardzinski, Adriana Georgiou, Jarek Hasiak, Ireneusz Jackiewicz, Tomasz Jopek, Milena Kalczyńska, Dorota Krimmel, Zbigniew Król, Olivia Kusio, Olivia Lesniewski, Monika Łukawska, Maciej Marciniak, Paweł Oskroba, Julia Pienkowska, Natalie Pienkowska, Leszek Pitula, Władysław Polkosnik, Anna Poślednik, Alicja Rak, Jarek Rybak, Agata Sobczak, Joanna Sokołowska, Adam Staszczuk, Emily Sujka, Kewin Swietlikowski, Włodzimierz Szlahusek, Irena Trzcionkowska, Michelle Warunek, Łukasz Wieczorek, Bernard Witek i Maximilian Witek.

Zbieranie metadanych albo indeksowanie dokumentów to najbardziej pracochłonna część procesu. Metadane pomagają znaleźć szukany dokument wśród setek tysięcy innych. Pracę tę wykonywali stażyści, załoga i współpracownicy Instytutu: Agnieszka Brissey, Andrzej Józef Dąbrowski, Anna Miszczyk, Ewa Wójcicka, Iwona Ciok, Iwona Korga, Joanna Kozak, Joanna Sokołowska, Joanna Zielińska, Kasia Adamow, Magda Kapuscińska, Milena Kalczyńska, Paweł Zielony, Tomasz Szpil i Zbigniew Król.

Zespół: “Adiutantura Generalna Naczelnego Wodza” jest szczególnie bogaty w mapy i szkice, rozkazy bojowe, pozycje i ruchy frontów. Mapy wymagają specjalnych narzędzi do skanowania i prezentacji. Proces tworzenia skanów dużych map został opracowany przez Marka Zielińskiego, urządzenie do skanów zostało zbudowane przez Włodzimierza Szlahuska, który początkowo skanował mapy. Dalsza pracę skanowania i zszywania map wykonały Emily Sujka i Emilia Piziak.

W zdigitalizowanych dokumentach wymieniane były często osoby i miejsca (a także daty). Jako część osobnego projektu Ontologii Zasobów Instytutu Piłsudskiego i przedstawienia ich jako Linked Open data, zidentyfikowano wiele ważnych osób i miejsc przewijających się przez te dokumenty. Tak zidentyfikowane osoby i miejsca są wyróżnione w opisie dokumentów na stronie i prowadzą do dodatkowej o nich informacji. W projekcie tym pracują Andrzej Józef Dąbrowski, Tomasz Kalata, Joanna Zielińska i Marek Zieliński.

Projekt digitalizacji zasobów jest prowadzony pod kierownictwem Marka Zielińskiego i pod opieką merytoryczną i archiwalną Iwony Korgi, która zajmuje się także kontrolą zawartości opisów i workflow całego procesu.

Praca nie byłaby powszechnie dostępna w Internecie bez efektywnej prezentacji na stronie internetowej, której autorką jest Justyna Dziuma z firmy 3W Serwisy Informacyjne z Gliwic.

Projekt ten, na który składa się digitalizacja zasobu, opracowanie map oraz ontologia, nie mogłyby się odbyć bez pomocy finansowej. Polsko Słowiańska Unia Kredytowa od początku projektu digitalizacji zasobów Instytutu służyła nam pomocą przy zakupie sprzętu do pracy, skanowania i  długo-terminowego bezpiecznego przechowywania zasobów. Jestesmy także wdzięczni indywidualnym darczyńcom którzy odpowiadali na nasze apele i wspomagali nas finansowo w chudych latach. Ogromną pomocą były granty i pomoc rzeczowa w postaci przesyłanych archiwistów i innych fachowców, których doświadczyliśmy od instytucji w Polsce: Senatu RP, Ministerstwa Spraw Zagranicznych i Konsulatu Generalnego RP w Nowym Jorku, Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i Instytutu Pamięci Narodowej.

Jak wspomnieliśmy, Instytut rozpoczął aktywne poczynania w celu zapewnienia sobie długoterminowej stabilności, jednocześnie poszukując nowego stałego lokalu. Spodziewamy się, że nowa, tętniąca życiem przestrzeń będzie lepiej służyć misji Instytutu i rosnącej społeczności jego członków.

Rozszerzenie grona sympatyków

Kampania na rzecz Przyszłości zapewni prosperowanie programów Instytutu w kolejnych latach działalności. Aby osiągnąć ten cel, Instytut stara się rozszerzyć sieć przyjaciół i przedstawić swoje projekty/serwisy nowym osobom, przedsiębiorstwom i fundacjom. W ostatnim okresie Zespół Kampanii zidentyfikował ponad 90 przedsiębiorstw i fundacji, które mają udziały biznesowe i programowe, zarówno w USA, jak i w Polsce. Wysłaliśmy do nich listy w celu nawiązania dialogu, z myślą o pozyskaniu pomocy finansowej dla Instytutu. Zespół Kampanii kontynuuje akcję informacyjną i pracuje nad podtrzymywaniem kontaktów z tymi organizacjami.

Prosimy o pomoc w Kampanii na Rzecz Przyszłości   

  • poprzez donację finansową albo przez przedstawienie Instytutu firmie, fundacji czy innemu ofiarodawcy, którzy mógliby wesprzeć Instytut.
  • przez zorganizowanie Spotkania informacyjnego w swoim biurze lub domu dla grupy osób zainteresowanych Instytutem, w którym weźmie udział przedstawiciel Instytutu, opowie o Kampanii na Rzecz Przyszłości i dostarczy materiały.
  • prosimy o zostanie wolontariuszem poprzez przyłaczenie się do Komitetu Wspierającego Kampanii. Członkowie komitetu wspierają działania Zespołu Kampanii; pomagają w wysyłkach pocztowych, przedstawianiu Instytytutu potencjalnym zwolennikom i pomagają w marketingowej Kampanii w grupie swoich znajomych.       

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące Kampanii, proszę skontaktować się z Instytutem telefonicznie lub przez e-mail. Instytut jest organizacją non-profit, wpłaty można dokonać osobiściem, czekiem lub na stronie internetowej.

Dziękujemy wszystkim za życzliwe zaangażowanie na rzecz naszej Kampanii.

Gwiazdka

Pełnych radości, ciepła i rodzinnej atmosfery
Świąt Bożego Narodzenia
oraz pomyślności w nadchodzacym Nowym Roku 2017
Członkom, Sponsorom i Przyjaciołom
życzy Instytut Józefa Piłsudskiego w Ameryce.

PARTNERZY
mkidn
bn
senat
ndap
msz
dn
psfcu
nyc