W sierpniu 2012 została podpisana umowa o współpracy pomiędzy Instytutem Józefa Piłsudskiego w Ameryce i Polskim Instytutem Naukowym w Ameryce. Umowa obejmuje współpracę obu instytutów w różnych przedsięwzięciach, szczególnie tam, gdzie zadania i cele obu instytucji pokrywają się. Pierwszym konkretnym owocem tej umowy jest stworzenie wspólnego katalogu zasobów bibliotecznych. Praca nad tym katalogiem już się rozpoczęła. Zasoby PIN juz skatalogowane będą dostępne w internetowym katalogu do końca roku.

{plusone}

Czym jest a czym nie jest MoReq2010

moreq2010MoReq2010 jest najnowszym europejskim standardem opisującym wymagania systemu zarządzania aktami (RM = record management).

Dlaczego powinniśmy się w ogole interesować RM? Zarządzanie aktami dotyczy przede wszystkim instytucji czy firm które takie akta wytwarzają. Pozornie dobry system szafek na dokumenty, segregatorów, ksiąg korespondencji przychodzącej i wychodzącej powinien być całkowicie wystarczający. Stare biurokracje o tradycji sięgającej Bizancjum (a do takich należy w dużym stopniu Polska) posiadają takie zwyczaje w nadmiarze. Ale system o tak starej tradycji jest trudny do zmodyfikowania, a czas dokumentów elektronicznych, łatwości kopiowania informacji, rozproszenia geograficznego firm itp. tworzy wyzwania którym trudno jest już dziś sprostać. Archiwa, jak każe tradycja, wcześniej lub później dostaną  takie kolekcje dokumentów generowanych masowo wewnątrz ministerstw, ambasad, firm i instytucji użyteczności publicznej, i powinny być żywotnie zainteresowane, w jakim stanie i w jakiej formie te dokumenty będą przekazane.

Zarządzanie dokumentami (RM) zajmuje się konceptualnie prostymi problemami. Dla ułatwienia można sobie wyobrazić zapis narady prezydenckiej w Białym Domu albo zapis wizyty i badania u lekarza. Dokument trzeba przechować i opublikować, aby był dostępny dla jego użytkowników. Trzeba go zaklasyfikować do właściwej kategorii (szuflady, teczki, przegródki). Trzeba określić, kto w ogóle może go czytać, a kto (i kiedy) może go zmodyfikować. Czy można robić kopie, a jeśli tak, to gdzie będą przechowywane. Trzeba zapisać historię tego dokumentu. Trzeba określić, jaki jest jego czas życia, i jaki będzie jego los po tego czasu upłynięciu: dokument może być np. usunięty, poszatkowany albo przekazany archiwum.

Część 2

Wszystkie nowoczesne standardy zapisu informacji używają jednego języka zapisu, XML. Jest to język uniwersalny, prosty i łatwy do opanowania, a jednoczesnie ma ogromną moc ekspresji. Adres Instytutu możemy w XML zapisac płasko:

<adres>180 Second Avenue, New York, NY</adres>

albo hierarchicznie:

<galaktyka nazwa="Droga Mleczna">
   <gwiazda nazwa="Sol">
     <planeta nazwa="Mars"/>
     <planeta nazwa="Ziemia">
       <kontynent nazwa="Ameryka Północna">
         <panstwo nazwa="USA">
           <stan nazwa="Nowy Jork"> [...] itp.
           </stan>
         </panstwo>
       </kontynent>
     </planeta>
   </gwiazda>
</galaktyka>


EAD jest standardem (wyrażanym w XML) opracowanym dla archiwów i jest bardzo typowym przykładem opisu hierarchicznego. Jest odbiciem typowej organizacji archiwum, gdzie kolekcja (zespół archiwalny, fonds) może byc podzielona na pod-zespoły (subfonds), te z kolei na serie, podserie, grupy, podgrupy itp. Często organizacja taka nie jest sprawą wyboru, gdy na przykłład oryginalny twórca danej kolekcji tak ją właśnie uporządkował. Zasada szacunku dla oryginalnego twórcy kolekcji (respect de fonds) wymaga pozostawienia w miarę możności oryginalnej organizacji.

Instytut Piłsudskiego od kilku lat współpracuje z wielu lat z Metropolitan Library Council (METRO, www.metro.org), organizacją skupiającą 250 bibliotek zatrudniających 8000 tysięcy bibliotekarzy i archiwistów w Nowym Jorku i okolicy. Celem działania METRO jest szeroko rozumiana pomoc w dziedzinie wsparcia technologicznego, szkolenia kadr, pozyskiwania grantów oraz stworzenie możliwości wzajemnego poznania się i współdziałania społeczności skupiającej specjalistów z zakresu informacji naukowej.

METRO jest organizacją sponsorowaną przez stan Nowy Jork, każdego roku w swych przestronnych pomieszczeniach organizuje ponad 70 różnego rodzaju szkoleń z zakresu digitalizacji, opracowania zbiorów i najnowszych trendów w dziedzinie informacji naukowej.

Pracownicy i wolontariusze Instytutu wielokrotnie uczestniczyli w szkoleniach, nawiązali kontakty z pracownikami innych a działających podobnie instytucji. Szczególnie twórcze było spotkanie, które odbyło się 3 kwietnia 2012 pt. Basic introduction to Encoded Archival Description EAD, które znacznie ułatwiło zrozumienie tego ważnego dla archiwistów standardu. Jesienią 2012 planujemy udział w kolejnych zajęciach dotyczących ważnego programu z grupy Open Source - Archivist’s Toolkit, który od niedawna stosujemy w opracowaniu zbiorów archiwalnych.

Wsparcie jakim służy METRO jest bardzo ważne dla działalności Instytutu, daje możliwość śledzenia postępu technologicznego, edukacji oraz poprzez działanie w dużej grupie możliwość realnego wpływu na ważne dla społeczności biblioteczno-archiwalnej rozporządzenia i uchwały stanowe.

Iwona Korga, 7 sierpnia 2012

Może Cię też zainteresować:

P7260155

26 lipca, 2012 r. przedstawiciele Instytutu Piłsudskiego złożyli wizytę w Waszyngtonie. Jej celem było wręczenie nagrody Marshal Józef Piłsudski Leadership and Achievement Award amerykańskiej senator polskiego pochodzenia, Barbarze Mikulski.

Instytut  Piłsudskiego przyznaje co roku nagrody za wybitne osiągnięcia w dziedzinie historii, literatury, nauki, sztuki oraz działalności w biznesie i polityce. W tym roku Rada Instytutu przyznała to prestiżowe wyróżnienie Senator Barbarze Mikulski za wspieranie spraw polskich w Senacie Stanów Zjednoczonych, doceniając jej wybitne osiągnięcia  jako lidera i polityka. Jest ona pierwszą kobietą w historii USA zasiadającą w amerykańskim Kongresie od 1976 r. Gala Nagród Instytutu odbyła 5 czerwca, 2012. Senator Mikulski nagrodę zaakceptowała z wielką radością, co potwierdziła w liście skierowanym do władz Instytutu. Jednak ze względu na sesję senatu nie mogła być obecna na tej uroczystości.

Przedstawiciele Instytutu wyruszyli więc do Waszyngtonu. Byli to: dr Magda Kapuścińska – prezes, dr Iwona Korga – dyrektor wykonawczy i członkowie Rady - Agnieszka Petla i Andrzej Pelc. Spotkanie rozpoczęło się w biurze Senator w pięknym i nowoczesnym  budynku przy 503 Hart Street kilka ulic od Capitolu. Stamtąd podziemną kolejką delegacja udała się na Capitol gdzie trwało jeszcze ostatnie głosowanie w Senacie USA. Senator Barbara Mikulski spotkała się z przedstawicielami Instytutu w tzw. Starej Sali Senackiej, która posiada ponad 150-letnią historię . W tym prestiżowym miejscu prezes Magda Kapuścińska przekazała senator Barbarze Mikulski nagrodę - piękną plakietę z płaskorzeźbą przedstawiającą  popiersie Marszałka Józefa Pilsudskiego. Następnie, w sali konferencyjnej, przy ogromnym stole toczyła się dyskusja dotycząca Polski, archiwów Instytutu i jego działalności. Senator Mikulski okazała się świetnym znawcą historii Polski, szczególnie okresu II wojny światowej i okresu powstania Solidarności, zna swoje polskie korzenie, zwyczaje i kulturę.

Senator Mikulski obiecała swą pomoc w zakresie zainicjowania współpracy między Instytutem Piłsudskiego a Library of Congress i National Archives and Records Administration w zakresie digitalizacji. Senator Mikulski zapowiedziała, że odwiedzi Instytut jesienią, gdy będzie przebywała w Nowym Jorku.

{plusone}

PARTNERZY
mkidn
bn
senat
ndap
msz
dn
psfcu
nyc