Regulamin korzystania ze zbiorów Archiwalnych
Józef Piłsudski Institute of America

§ 1
Przed przystąpieniem do korzystania ze zbiorów Instytutu należy wypełnić „Zgłoszenie użytkownika” oraz zapoznać się z niniejszym Regulaminem. „Zgłoszenie użytkownika” powinno być wypełnione czytelnie, drukowanymi literami.

§ 2
Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią posiadane przez Instytut środki ewidencyjne i opracowania informacyjne.
Ogólnych informacji o zasobie, dostępnych pomocach ewidencyjnych i zasadach korzystania ze zbiorów Instytutu udziela dyrektor, w godzinach urzędowania.

§ 3
Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie zamówienia (rewersu), wypełnionego osobno dla każdej jednostki archiwalnej. Archiwalia należy zamawiać z jednodniowym wyprzedzeniem, bądź złożyć wcześniejsze zamówienie telefonicznie.
Udostępnianiu bezpośredniemu podlegają archiwalia zewidencjonowane, tzn. posiadające pomoce ewidencyjno-archiwalne, które umożliwiają identyfikację poszczególnych jednostek archiwalnych.

§ 4
Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje użytkowe (mikrofilmy), udostępniane są w postaci reprodukcji. Korzystanie z tych materiałów w oryginale może nastąpić jedynie w uzasadnionych przypadkach, na podstawie umotywowanego oświadczenia użytkownika o nieprzydatności korzystania w zamierzonej pracy z reprodukcji.

§ 5
Podczas korzystania z materiałów archiwalnych nie należy ingerować w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo.
W szczególności użytkownikowi nie wolno:

• Zmieniać porządku w układzie wykorzystywanych materiałów archiwalnych;
• Zamieszczać na nich notatek, uwag i znaków;
• Sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach;
• W jakikolwiek sposób oddziaływać szkodliwe na udostępnione materiały archiwalne;

Zabronione jest wynoszenie udostępnionych materiałów archiwalnych poza obręb Instytutu. W trakcie korzystania z materiałów archiwalnych nie należy używać przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenia dokumentów (w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, łatwopalnych itp.).

§ 6
Użytkownik ma prawo:

• Korzystać z wszelkich dostępnych pomocy ewidencyjno-archiwalnych potrzebnych do pracy;
• Korzystać z biblioteki Instytutu oraz własnych, przyniesionych książek;
• Wykonywać na własny koszt kserokopie z wykorzystywanych materiałów archiwalnych;
• Korzystać z własnego komputera przenośnego.

§ 7
Udostępnianie i kopiowanie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze względu na stan ich uporządkowania oraz zły stan fizyczny akt.

§ 8
Materiały archiwalne wykorzystane i cytowane w publikacjach powinny być opatrzone odpowiednim przypisem. Publikacja źródeł w formie indywidualnego dokumentu lub zbioru dokumentów wymaga odrębnej zgody władz Instytutu. Wykorzystywanie materiałów archiwalnych w celach komercyjnych (takich jak wystawy, audycje radiowe i telewizyjne, reprodukcje w wydawnictwach itp.) może nastąpić po podpisaniu stosownej umowy. Po opublikowaniu pracy, w której wykorzystane zostały zbiory Instytutu autor zobowiązany jest złożyć jeden egzemplarz do biblioteki Instytutu.