Oprogramowanie dla archiwistów

Katalogowanie i opisywanie zasobów archiwalnych, prowadzone tradycyjnie w księgach lub na kartach katalogowych, od dekady lub dwóch wchodzi w czas komputerów i internetu. Aby robić to właściwie, potrzebne są zasady pracy i odpowiedni program komputerowy do tych zasad się stosujący. Zasady są szczegółowo opisane w międzynarodowym standardzie ISAD(G) i jego narodowych wersjach (np. kanadyjskie RAD czy amerykańskie DACS). Formatem zapisu i transportu danych archiwalnych jest powszechnie już stosowany EAD.

Aby móc katalogować, potrzebny jest jeszcze dobry program komputerowy. Opiszemy tu rozwiązania Open Source, preferowane zarówno ze względu na cenę jak i na to, że zwykle posiadają one bardzo dużą bazę użytkowników i programistów, stale ulepszających produkt. Programy Otwartego Oprogramowania napisane specjalnie dla potrzeb archiwistów to Archivists’ Toolkit, ArchivesSpace i ICA-AtoM. Przy opisie zwrócimy uwagę na funkcjonalność, łatwość instalacji i obsługi, oraz możliwości importu i eksportu danych w EAD i w innych standardowych formatach.

Archivists’ Toolkit

Budowany był od roku 2004 przez konsorcjum uniwersyteckie (New York University - NYU, University of California, San Diego - UCSD i Five College Libraries w Amherst, MA) dzięki znacznemu grantowi z Andrew W. Mellon Foundation. Oddany do użytku w roku 2006 Archivists’ Toolkit jest obecnie używany przez setki bibliotek, muzeów i archiwów w USA i na całym świecie. Jest to dobrze przetestowany, dojrzały i stabilny program zawierający wszystkie podstawowe narzędzia archiwisty. Oprócz funkcji tworzenia hierarchii i opisu każdego elementu zasobu, posiada też moduły akcesji, obiektów cyfrowych oraz nazwisk i haseł przedmiotowych (pozwalających na użycie standardowych słowników). Posiada szerokie możliwości eksportu i importu danych w standardach MARC, METS, MODS, Dublin Core. Posiada też sporo dodatków tworzonych dla specjalnych potrzeb przez różne instytucje, szczególnie uniwersytety. Import i eksport w formacie EAD jest dobrze opracowany, i pozwala na zachowanie zasobów w tym formacie jak i przyjęcie nowych.

Archivists’ Toolkit (AT) jest zbudowany w oparciu o bazę danych, w systemie klient-serwer, co oznacza, że oprócz instalacji systemu, w każdym komputerze pracującym z AT trzeba zainstalować program kliencki. Instalacja jest względnie prosta, choć wymaga podstawowej wiedzy o bazach danych. Użycie jest łatwe, i po krótkim przeszkoleniu archiwista może szybko podjąć pracę. Przy wprowadzaniu grupy podobnych obiektów można użyć formularzy które mają zapisane powtarzające się wartości, co bardzo przyspiesza pracę. Program można też modyfikować na różne sposoby, dodając własne zmienne do opisu, zmieniając opisy pól (np. w celu przystosowania do opisów w języku polskim) itp. Dobrym źródłem praktycznych porad i wskazówek, oprócz oficjalnej instrukcji, jest Wiki Uniwersytetu w Yale.

W Instytucie Piłsudskiego używamy Archivists’ Toolkit od około roku. Przeniesienie danych z poprzedniego systemu IZA/SEZAM okazało się możliwe, choć wymagało trochę pracy. Bardzo przydatna okazała się publikacja Narodowego Archiwum Cyfrowego “EAD_PL Międzynarodowy standard zapisu informacji o zasobie archiwalnym”, który zawierał częściową mapę pól Izy i Sezamu do EAD. Przeniesienie odbyło się w dwóch etapach, najpierw wygenerowane zostały zapisy EAD naszych zasobów, a następnie zostały one zaimportowane do AT. Od tego czasu dalsze modyfikacje i dodawanie danych, prowadzone zarówno przez personel Instytutu jak i przez archiwistów z Polski, odbywa się przy użyciu AT.

Archivists’ Toolkit nie jest obecnie aktywnie rozbudowywany. Jego miejsce przejął początkowo równolegle budowany program Archon, a obecnie ArchiwesSpace. Mimo tego Archivists’ Toolkit jest dobrym rozwiązaniem dla archiwów które potrzebują prostego i niezawodnego narzędzia.

ArchivesSpace

W roku 2011 kolejna znaczna dotacja z Andrew W. Mellon Foundation zaowocowała, po dłuższej pracy nad założeniami, rozpoczęciem pracy nad oprogramowaniem następnej generacji oprogramowania które ma połączyć najlepsze cechy Archivists’ Toolkit i Archon. Budowane jest ono również przez konsorcjum uniwersyteckie (NYU, the University of Illinois at Urbana-Champaign, i UCSD). ArchivesSpace jest nazwą roboczą, a oprogramowanie jest obecnie w wersji alfa, ale już teraz posiada funkcjonalność szerszą od AT, takie jak obsługę wydarzeń (events), praw autorskich i innych. Następne wydanie jest planowane na styczeń 2013, a oficjalne uruchomienie oprogramowania na sierpień 2013.

ArchivesSpace jest budowane jako nowoczesna aplikacja rezydująca na serwerze www, a więc dostępna z każdego komputera poprzez użycie nowoczesnej przeglądarki takiej jak Firefox czy Chrome. Praca programistów została poprzedzona dogłębną dyskusją nad najlepszymi rozwiązaniami zarówno z punktu widzenia architektury jak i użytkownika. Najnowsza wersja jest dostępna na stronie ArchivesSpace.

Ponieważ oprogramowanie nie jest jeszcze gotowe, można się zastanawiać, dlaczego w ogóle o nim wspominać. Przeczytanie założeń wskazuje na to, że twórcy jego zastanawiali się szczegółowo nad każdym z wielu aspektów tego programu, i szukali najlepszych rozwiązań. Jako potomek Archivist’sToolkit, ArchivesSpace będzie miało moduł do migracji danych z tego programu. Atrakcyjna jest też zaplanowana możliwość wymiany danych z DSpace, popularnym programem do digitalizacji, który również stosujemy w Instytucie. Dobre finansowanie i poparcie znanych uniwersytetów pozwala mieć nadzieję na powstanie solidnego produktu, warto więc jest poczekać na oficjalne jego oddanie do użytku.

ICA-AtoM

International Council on Archives (ICA) jest międzynarodowym zrzeszeniem archiwów na różnych poziomach - od narodowych i regionalnych do indywidualnych archiwistów. Na kongresie ICA w Kuala Lumpur w lipcu 2008 został zaprezentowany w wersji beta AtoM (Access to Memory), program Otwartego Oprogramowania przeznaczony dla archiwów. W założeniach jest to program który jest użyteczny dla małych i dużych archiwów, propaguje standardy ICA w opisach archiwalnych, jest wielojęzykowy i posiada moduły importu i eksportu. Produkcyjna wersja ICA-AtoM została oddana do użytku w listopadzie 2010 roku.

Architektura programu jest, podobnie jak ArchivesSpace, oparta o serwer www z dostępem przez dowolną przeglądarkę. U jego podstaw leży komplet narzędzi o nazwie Qubit, stworzony przez głównych wykonawców ICA-AtoM, a oparty o PHP. Taka architektura, choć może być bardziej ograniczona od “wieloskładnikowej” architektury programów takich jak DSpace lub Koha, jest zwykle dużo łatwiejsza w instalacji - wystarczy rozpakowanie całego zestawu i uruchomienie przeglądarki.

W obecnie ICA-AtoM jest w użyciu w około 250 instytucjach na całym świecie. Ma też swoich zwolenników w Polsce, gdzie na przykład portal archieion.net zawiera wybrane zasoby Archiwum Państwowego we Wrocławiu, udziału w Lubaniu. Bardzo dobrym przykładem działającej instalacji są archiwa Kolumbii Brytyjskiej MemoryBC.

ICA-AtoM posiada wszystkie podstawowe moduły archiwalne podobnie jak i pozostałe dwa programy opisane powyżej. Opiera się w znacznym stopniu na ISAD(G), RAD i innych standardach co wymaga dużej dyscypliny w dodawaniu rekordów które muszą odpowiadać standardowym formom, i może utrudniać konwersję zapisów stworzonych w starych systemach. Jest jednak jedynym z trzech obecnie dostępnym systemem który daje nie tylko możliwości wprowadzania rekordów ale ich prezentacji publicznej na stronie internetowej.

Digitalizacja

Można sobie zadać pytanie, jak daleko (głęboko) można pójść z opisem zasobu i czy programy te nadają się do opracowania zasobów digitalizowanych. Pojęcie obiektu cyfrowego (digital object) istnieje w ISAD(g) i EAD, i wszystkie trzy opisane programy mają możliwość dodawania takich obiektów do zapisów archiwalnych. Rozwiązania te wydają się jednak nadmiernie skomplikowane i nie są jeszcze dobrze dostosowane do procesu digitalizacji. Również zarówno w Archivists’ Toolkit jak i ICA AtoM brakuje procesu roboczego (workflow), który przekazuje stworzony wpis innym członkom zespołu do dalszej przeróbki, sprawdzenia i akceptacji. W DSpace, programie którego używamy w Instytucie do digitalizacji, workflow jest w codziennym użyciu a program pozwala na jego dość szczegółowe skonfigurowanie. (W dyskusji ArchivesSpace jest fragment o workflow, ale nie jest pewne, czy dotrze on do końcowego produktu). Zunifikowane narzędzie bez wątpienia stanowiłoby duże ułatwienie, ale to jest sprawa przyszłości (dyskutowana integracja z DSpace w ArchivesSpace jest dobrym znakiem). W Instytucie używamy obecnie dwu-poziomowej prezentacji, korzystając z eksportu EAD w poziomie zespołu (fonds) i powyżej i eksportu z DSpace na poziomie jednostki (file) i poniżej, aż do poziomu dokumentu (item).

Rekomendacje

Dla małych i średnich archiwów, które nie mają jeszcze zintegrowanego narzędzia używającego standardów, albo szukają nowego rozwiązania, polecałbym Archivists’ Toolkit. Jest to mała aplikacja z dużymi możliwościami, a eksport w EAD pozwala na łatwą migrację do narzędzia następnej generacji. Dla większych archiwów, dla których prezentacja na stronie WWW jest ważnym elementem, ICA-AtoM wydaje się być dobrym narzędziem. ArchivesSpace zapowiada się bardzo dobrze, i jeśli archiwum ma już narzędzie pracujące w EAD, może być warto poczekać do połowy przyszłego roku przed porównaniem ArchivesSpace i ICA-AtoM.

Marek Zieliński, 7 grudnia 2012

Może Cię też zainteresować:

PARTNERZY
mkidn
bn
senat
ndap
msz
dn
psfcu
nyc