Czyli migracja z MAK do Koha

W sierpniu ubiegłego roku została podpisana umowa o współpracy Instytutu Józefa Piłsudskiego i Instytutu Naukowego w Nowym Jorku. Jej pierwszym owocem jest wspólny katalog zasobów bibliotecznych obu instytucji, który został uruchomiony w listopadzie 2012. W październiku ubiegłego roku podobna umowa została podpisana z Polską Fundacją Kulturalną w Clark, NJ, której biblioteka wkrótce rozpocznie dodawanie swojej kolekcji do naszego katalogu.  Wspólny katalog ma na celu ułatwić badaczom dostęp do zbiorów naszych instytucji tworząc jedno, docelowe narzędzie do przeszukiwania. Wspólny katalog powinien także usprawnić i przyśpieszyć sam proces katalogowania zasobów dzięki “współkatalogowaniu”, co jest szczególnie ważne w związku ze skromnymi środkami jakie nasze instytucje mogą przeznaczyć na ten cel. O ile nasze kolekcje nie są identyczne to jednak posiadają sporo duplikatów. Łatwo sobie wyobrazić sytuację, gdzie opisy bibliograficzne stworzone przez katalogujących jednej instytucji, będą mogły być wykorzystane przez drugą, oszczędzając w ten sposób czas i wysiłek.

Tutaj chciałbym przedstawić techniczną stronę łączenia bazy zbiorów biblioteki Instytutu Józefa Piłsudskiego i Instytutu Naukowego. 

Today we have made available online the complete Archive of Józef Piłsudski in the Institute Archives (with exception of two folders in German, which will be added later). Enjoy!

At the same time we would like to apologize for recent difficulties in accessing the scanned documents, related to the system upgrade. All online documents should be available now.

We would also like to ask all researchers accessing our archives online to fill out a short User Questionnaire, which will help us fulfill your expectations as users.

More Product Less Process

On czasu opublikowania przez Marka A. Greene and Dennisa Meissnera w 2005 wpływowego artykułu More Product, Less Process: Revamping Traditional Archival Processing[1], proponowane w tej pracy rozwiązania zdobywają sobie coraz większe powodzenie wśród archiwistów. Jest to zdumiewające o tyle, że archiwa, instytucje o długiej tradycji, powołują się w pracy raczej na tę tradycje niż na nowinki. Wydaje się jednak, że autorzy tej metodyki, zwanej już popularnie jako MPLP, trafili w dziesiątkę i spowodowali poważne przemyślenia procedur w wielu instytucjach.

Praca ta, dotycząca organizowania i opisywania archiwów, wychodzi z zauważenia zjawiska tworzenia się w archiwach rosnących zaległości w opracowywaniu nabytków. Zaczynając od wyczerpującego przeglądu literatury, autorzy wysłali (i opracowali) ankiety do dużej liczby archiwów (państwowych i prywatnych), do archiwistów, a także dokonali analizy projektów fundowanych przez Narodową Komisję Rekordów i Publikacji Historycznych w USA. Hipoteza roboczą, która została potwierdzona w trakcie badań, było stwierdzenie, że “stosowana powszechnie metodyka obróbki archiwów trwoni cenne środki, ponieważ archiwiści tracą zbyt wiele czasu na zadania które nie muszą być wykonane, albo nie muszą być wykonane w tym momencie”. Autorzy twierdzą, że przez uproszczenie procedur i odłożenie części prac na później, można w znaczący sposób przyspieszyć udostępnienie zasobów badaczom.

Katalogowanie i opisywanie zasobów archiwalnych, prowadzone tradycyjnie w księgach lub na kartach katalogowych, od dekady lub dwóch wchodzi w czas komputerów i internetu. Aby robić to właściwie, potrzebne są zasady pracy i odpowiedni program komputerowy do tych zasad się stosujący. Zasady są szczegółowo opisane w międzynarodowym standardzie ISAD(G) i jego narodowych wersjach (np. kanadyjskie RAD czy amerykańskie DACS). Formatem zapisu i transportu danych archiwalnych jest powszechnie już stosowany EAD.

Aby móc katalogować, potrzebny jest jeszcze dobry program komputerowy. Opiszemy tu rozwiązania Open Source, preferowane zarówno ze względu na cenę jak i na to, że zwykle posiadają one bardzo dużą bazę użytkowników i programistów, stale ulepszających produkt. Programy Otwartego Oprogramowania napisane specjalnie dla potrzeb archiwistów to Archivists’ Toolkit, ArchivesSpace i ICA-AtoM. Przy opisie zwrócimy uwagę na funkcjonalność, łatwość instalacji i obsługi, oraz możliwości importu i eksportu danych w EAD i w innych standardowych formatach.

W październiku 2012 została podpisana umowa o współpracy pomiędzy Instytutem Józefa Piłsudskiego w Ameryce  i Polską Fundacja Kulturalną w Clark, NJ. Umowa obejmuje współpracę obu instytucji w różnych przedsięwzięciach, a szczególnie w tworzeniu wspólnego katalogu zasobów bibliotecznych. W ten sposób PFK dołączyła do IJP i PIASA w tworzeniu jednego, zunifikowanego katalogu polskich bibliotek w Metropolii Nowojorskiej. Biblioteka im. Josepha Marjanczyka, zawiera ponad 15 000 książek w językach polskim i angielskim, ktore będa dostępne na miejscu i do wypożyczania. Praca nad katalogowaniem tej kolekcji jest już w toku.

PARTNERZY
mkidn
bn
senat
ndap
msz
dn
psfcu
nyc