Jednym z najważniejszych zadań systemu zarządzania aktami (RM) jest dokumentowanie działalności instytucji czy organizacji, tworzenie zapisanej i niezmienialnej pamięci jej działalności i historii, zapisywanie dowodów które mogą być użyte (np. przez historyka lub sąd) z pewnością, że nie zostały one zmienione czy zafałszowane. W tym aspekcie MoReq2012 jest istotny również dla archiwów, których funkcja pokrywa się w dużym stopniu z tymi zadaniami.

Moduły MoReq2010

MoReq2010  - wymagania sytemu zarządzania aktami -  jest podzielone na moduły, które opisują różne działy albo funkcje oprogramowania. Moduły to jednocześnie serwisy, części oprogramowania które te funkcje spełniają. Niektóre rodzaje serwisów są  już w powszechnym użyciu w prawie każdym systemie wielo-użytkownikowym, niektóre są specyficzne dla MoReq.

Moduły obsługujące użytkowników to Grupy Użytkowników i modelowy Moduł Ról. Zadaniem modułu użytkowników jest zarządzanie użytkownikami i ich grupami, podobnie do istniejących użytkowników w systemach komputerowych, ale z konkretnymi ograniczeniami (np. nie wolno ponownie używać identyfikatorów itp.). Moduł ról opisuje role jakie moga przyjmować użytkownicy, i możliwości dostępu do przypisane tym rolom. Jan Kowalski może więc na przykład należeć do grupy Działu Handlowego, i posiadać rolę Administratora z prawami dodawania nowych użytkowników, ale tylko w tym dziale.

Moduły dotyczące dokumentów to serwis Klasyfikacji i serwis Rekordów. Nowością MoReq2010 jest stosowanie podwójnej, przenikającej się hierarchii klas (kategorii) i agregacji (teczek). Obie są hierarchiczne, i obie mają możliwość dziedziczenia. Każdy dokument musi należeć do jednej i tylko jednej klasy, i jednej i tylko jednej agregacji, ale duplikaty dokumentów mogą się znajdować w różnych agregacjach, i należeć do różnych klas. Klasy mają określać kontekst biznesowy, a agregacje dziedziczenie metadanych, praw dostępu a także klas. Jeśli to brzmi skomplikowanie to prawdopodobnie jest, ale daje bardzo wiele możliwości dopasowywania systemu do struktury organizacji.

W sierpniu 2012 została podpisana umowa o współpracy pomiędzy Instytutem Józefa Piłsudskiego w Ameryce i Polskim Instytutem Naukowym w Ameryce. Umowa obejmuje współpracę obu instytutów w różnych przedsięwzięciach, szczególnie tam, gdzie zadania i cele obu instytucji pokrywają się. Pierwszym konkretnym owocem tej umowy jest stworzenie wspólnego katalogu zasobów bibliotecznych. Praca nad tym katalogiem już się rozpoczęła. Zasoby PIN juz skatalogowane będą dostępne w internetowym katalogu do końca roku.

{plusone}

Dwudziestego siódmego października obchodzimy światowy dzień dziedzictwa audiowizualnego, proklamowany przez UNESCO w 2005 roku.

Nagrania dżwiękowe i filmowe, produkt głownie 20 wieku, zapisywane na nośnikach o małej trwałości są bardzo podatne na zniszczenie. Zaniedbanie, zanik sygnału czy chemiczne zmiany w nośniku jak też starzenie się technologii odtwarzania przyczyniają się do bezpowrotnej straty wielu zapisów. Konserwacja, zachowanie, digitalizowanie zasobów audiowizualnych są bardzo ważnymi zadaniami, i podniesienie świadomości tych zadań ma służyć Dzień Dziedzictwa Audiowizualnego. Wiele archiwów i innych organizacji planuje róznego rodzaju wydarzenia, wystawy i prezentacje aby uczcić ten dzień.

W Polsce w dniu 25 października odbędzie się z tej okazji w Warszawie konferencja “Polonica bliżej kraju”, zorganizowana przez IPN. Losy Polski w ubiegłym wieku sprawiły, że część dokumentacji archiwalnej, która została uratowana z pożogi wojen, została przechowana w instytucjach uchodźstwa politycznego poza krajem. Dziś digitalizacja zbiorów otwiera nowe perspektywy łatwiejszego dostępu do tych zasobów, gdziekolwiek by one sie nie znalazły. Instytut Józefa Piłsudskiego w Ameryce bierze aktywny udział w tej działalności, będzie też reprezentowany na konferencji.

Marek Zieliński, 12 września 2012

Może Cię też zainteresować:

Część 2

Wszystkie nowoczesne standardy zapisu informacji używają jednego języka zapisu, XML. Jest to język uniwersalny, prosty i łatwy do opanowania, a jednoczesnie ma ogromną moc ekspresji. Adres Instytutu możemy w XML zapisac płasko:

<adres>180 Second Avenue, New York, NY</adres>

albo hierarchicznie:

<galaktyka nazwa="Droga Mleczna">
   <gwiazda nazwa="Sol">
     <planeta nazwa="Mars"/>
     <planeta nazwa="Ziemia">
       <kontynent nazwa="Ameryka Północna">
         <panstwo nazwa="USA">
           <stan nazwa="Nowy Jork"> [...] itp.
           </stan>
         </panstwo>
       </kontynent>
     </planeta>
   </gwiazda>
</galaktyka>


EAD jest standardem (wyrażanym w XML) opracowanym dla archiwów i jest bardzo typowym przykładem opisu hierarchicznego. Jest odbiciem typowej organizacji archiwum, gdzie kolekcja (zespół archiwalny, fonds) może byc podzielona na pod-zespoły (subfonds), te z kolei na serie, podserie, grupy, podgrupy itp. Często organizacja taka nie jest sprawą wyboru, gdy na przykłład oryginalny twórca danej kolekcji tak ją właśnie uporządkował. Zasada szacunku dla oryginalnego twórcy kolekcji (respect de fonds) wymaga pozostawienia w miarę możności oryginalnej organizacji.

Czym jest a czym nie jest MoReq2010

moreq2010MoReq2010 jest najnowszym europejskim standardem opisującym wymagania systemu zarządzania aktami (RM = record management).

Dlaczego powinniśmy się w ogole interesować RM? Zarządzanie aktami dotyczy przede wszystkim instytucji czy firm które takie akta wytwarzają. Pozornie dobry system szafek na dokumenty, segregatorów, ksiąg korespondencji przychodzącej i wychodzącej powinien być całkowicie wystarczający. Stare biurokracje o tradycji sięgającej Bizancjum (a do takich należy w dużym stopniu Polska) posiadają takie zwyczaje w nadmiarze. Ale system o tak starej tradycji jest trudny do zmodyfikowania, a czas dokumentów elektronicznych, łatwości kopiowania informacji, rozproszenia geograficznego firm itp. tworzy wyzwania którym trudno jest już dziś sprostać. Archiwa, jak każe tradycja, wcześniej lub później dostaną  takie kolekcje dokumentów generowanych masowo wewnątrz ministerstw, ambasad, firm i instytucji użyteczności publicznej, i powinny być żywotnie zainteresowane, w jakim stanie i w jakiej formie te dokumenty będą przekazane.

Zarządzanie dokumentami (RM) zajmuje się konceptualnie prostymi problemami. Dla ułatwienia można sobie wyobrazić zapis narady prezydenckiej w Białym Domu albo zapis wizyty i badania u lekarza. Dokument trzeba przechować i opublikować, aby był dostępny dla jego użytkowników. Trzeba go zaklasyfikować do właściwej kategorii (szuflady, teczki, przegródki). Trzeba określić, kto w ogóle może go czytać, a kto (i kiedy) może go zmodyfikować. Czy można robić kopie, a jeśli tak, to gdzie będą przechowywane. Trzeba zapisać historię tego dokumentu. Trzeba określić, jaki jest jego czas życia, i jaki będzie jego los po tego czasu upłynięciu: dokument może być np. usunięty, poszatkowany albo przekazany archiwum.

PARTNERZY
mkidn
bn
senat
ndap
msz
dn
psfcu
nyc